Eventek
 

Sur-mesure & clé en main

Que tout soit déjà planifié au détail près ou que vous n'ayez aucune idée par où commencer, notre expertise en gestion événementielle nous permet de comprendre parfaitement votre vision pour ensuite y donner vie sans faille. Peu importe l'envergure de votre événement, notre équipe s'occupe de tout afin que des mois de planification s'harmonisent en une expérience mémorable.

 
 

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Particulier

Pour le simple plaisir de s'offrir une soirée festive réussie ou pour souligner certains des événements les plus marquants d'une vie tels que l'union d'un couple lors d'un mariage, ou encore le passage à l'âge adulte lors d'une graduation, vous pouvez compter sur nous pour rendre hommage aux moments significatifs de votre vie.

 

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Corporatif

Que vous planifiez un gala grandiose, une activité de réseautage d'envergure ou un party palpitant pour vos employés et collègues, Eventek est un choix sûr. Avec une expertise éprouvée auprès des plus grandes entreprises québécoises, vous êtes assurés d'exhiber votre marque avec brio, et ce, peu importe vos ambitions.

 

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Grand public

Salons, congrès, spectacles, nous sommes prêts à tout. Notre savoir-faire a fait ses preuves dans des projets représentant un défi logistique de taille tant lors d'événements récurrents tels que les emblématiques Salons de l'auto que lors d'activités sporadiques telles que la mobilisation d'artistes internationaux.

 

Nos talents et équipements

 
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Planification

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Micros

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Location salle

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Amplificateurs

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Technique

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Haut-Parleurs

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Éclairage

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Projection

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Structures

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DJs & musiciens

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VJs & personnel

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Écrans

 

Une équipe d'experts

 

Réputé

Fondateur formé au Dubspot de New York

Expérimenté

Plus de 8 ans d'expérience événementielle

Certifié

Personnel diplômé ULaval en Audionumérique 

Impliqué

Créateurs du premier AEC pour DJs & Producteurs

 

Notre vécu

Il y a déjà près de 10 ans que nous servons des clients visionnaires & nous sommes toujours aussi passionnés qu'au jour 1.

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Comment choisir l’entreprise d’organisation d’événements idéale

Engager une compagnie d’organisation d’événements ne devrait pas être une corvée. Cependant, il est important de considérer sérieusement quelques variables fondamentales avant de prendre votre décision. Les plus cruciales sont votre objectif, votre budget et les raisons pour lesquelles vous avez décidé d’engager une compagnie plutôt que d’entreprendre le projet vous-même.

Avant de vous expliquer comment choisir l’entreprise d’organisation d’événement idéale pour votre projet, toujours faut-il que vous ayez réellement besoin d’une ressource externe pour celui-ci. Si vous n’en êtes pas certain, voici quelques raisons de choisir de faire affaire avec une entreprise d’organisation d’événements.

Vous sauverez du temps

Les rencontres avec les fournisseurs, les échanges de courriels, les appels pour des soumissions… Une entreprise d’organisation d’événements est au fait de chaque détail à prévoir et elle connaîtra parfaitement vos besoins uniques grâce à la planification stratégique qui découlera des discussions que vous entreprendrez avec celle-ci. La nourriture, les déplacements, le divertissement, le staff, l’hébergement, la technique, l’ameublement… Toutes des choses que vous n’aurez pas à gérer en faisant affaire avec des experts de l’organisation d’événements.

Vous sauverez de l’argent

Vous avez peut-être cru que ce serait l’inverse; que vous sauveriez de l’argent en évitant de recourir aux services d’une entreprise d’organisation d’événements. Et bien, vous pourriez vous tromper de plusieurs façons. Évidemment, il y a le temps en gestion que vous avez probablement sous-estimé, mais aussi les tarifs réduits que vous ne pourriez obtenir par vous-même. En faisant affaire avec une entreprise d’organisation d'événements, vous bénéficiez de ses relations avec les fournisseurs. De plus, vous établirez un budget pour un service clé en main qui vous permettra d’éviter les dépassements en temps et en argent.

La facture visuelle sera relevée

Une entreprise d’organisation d’événements sait comment mettre les lieux en valeur et quels détails ajuster pour maximiser l’effet visuel que ce soit pour un événement d’entreprise, pour le grand public ou pour particulier. Certes, vous pouvez bien vous en sortir, mais un expert sait comment placer la technique, les décorations, l’ameublement et le personnel pour que tout se marie parfaitement. Après tout, cela relève de sa précieuse expertise!

Vous serez au bon endroit, au bon moment

Deux facteurs souvent oubliés ou sous-estimés, pour l’organisation d’événements d’entreprise et pour grand public, sont le lieu et les heures choisis. Un mauvais choix à ce niveau peut avoir un impact énorme sur le taux de présence, les ventes et la satisfaction globale de vos invités. Heureusement, l’expérience d’une entreprise d’organisation d’événements dépasse la gestion et la planification; les experts en événementiel savent choisir des lieux et des heures qui sauront maximiser les résultats en fonction de sa clientèle et de son objectif.

Vous aurez de la qualité sur toute la ligne

Puisque vous ne passez pas votre temps à faire de l’organisation d’événements, il y a de fortes chances que nous n’ayez pas des fournisseurs définis pour chacun de vos besoins, que ce soit pour la prise de photos, la musique, la nourriture, l’animation, l’ameublement, l’éclairage et toute autre chose que pourrait nécessiter votre projet, soit-il un événement d’entreprise ou une réunion familiale. De ce fait, vous êtes à risque de tomber sur un fournisseur qui ne livrera pas la marchandise ou qui ne sera tout simplement pas à la hauteur des standards des autres fournisseurs. De plus, la responsabilité des livrables retombe sur chacun des fournisseurs individuels. En utilisant les services d’une entreprise d’organisation d’événements, vous avez accès à un réseau de fournisseurs éprouvés. Vous vous assurez donc de pouvoir choisir exactement ce que vous voulez, selon votre budget, et que la qualité soit assurée sur tous les niveaux.

Vous serez prêt à toute éventualité

Il y a toujours une chance que quelque chose n’aille pas comme vous l’aviez prévu, peu importe le temps que vous avez investi dans votre planification.  Cependant, une compagnie d’organisation d’événements connaît déjà à peu près tous les endroits et les moments où il pourrait y avoir des problèmes. Des experts ont déjà prévu des plans de secours, et dans l’éventualité où ce n’en soit pas le cas, il sauront en créer un sur les lieux et l’exécuter efficacement, sans panique. La capacité de réaction et la connaissance des enjeux typiques d’experts de l’événement peut faire en sorte d’éviter ou de résoudre ce qui aurait pu causer un échec total en d’autres cas.

Vous profiterez de votre événement!

Le plus dommage dans le fait d’organiser son événement soi-même est que cela ne nous laisse pas le temps d’en profiter pleinement. Quand vous devez vous occuper du personnel, des invités, de la technique, de l’animation, et des pépins sporadiques, vous n’avez pas un moment pour souffler, pour profiter de la fête, et parfois même, pour goûter au buffet ou au repas servi! En engageant une entreprise d’organisation d’événements, vous aurez du temps pour créer des moments inoubliables avec les gens qui sont sur les lieux. Vous n’aurez pas à vous casser la tête avec la planification, et quand le jour J arrivera, vous aurez l’esprit tranquille puisque des experts s’occuperont que tout coule parfaitement.

Alors vous êtes convaincu d’avoir besoin d’une entreprise d’organisation d’événement pour votre projet? Voici donc 5 étapes pour choisir celle idéale pour vos besoins.

1. Déterminez votre objectif et vos besoins

La première étape est de prendre le temps de bien définir pourquoi vous tenez un événement, et les attentes que vous avez par rapport à celui-ci. Cela peut sembler bête, mais souvent les gens oublient de se poser des questions sur leurs objectifs: que veulent-ils en tirer et avec quels souvenirs souhaitent-ils que leurs invités repartent? Bien qu’une firme experte en organisation d’événements se fera un devoir de saisir vos objectifs et vos besoins, il sera plus facile pour vous de les lui communiquer si vous avez pris le temps de vous poser les questions vitales au préalable. Généralement, en répondant aux questions pourquoi, quoi, comment, quand, où, pour qui et avec quel budget, vous devriez avoir assez d’informations pour donner des instructions suffisantes aux entreprises d’organisation d’événements que vous contacterez. D’autres détails à considérer pour faciliter votre demande de soumission sont les activités, les menus et les breuvages que vous aimeriez offrir.

2. Recherches, rencontres et discussions

La première étape pour sélectionner l’entreprise d’organisation d’événements idéale est de faire vos recherches. À cette étape, Google est votre meilleur ami! Faites vos recherches et sélectionnez environ cinq entreprises qui vous inspirent le plus confiance. Ensuite, prévoyez une première rencontre durant laquelle vous partagerez seulement les informations clés de votre projet. Cette première discussion vous permettra de voir les questions que vous posent la compagnie, son professionnalisme, son approche générale et l’intérêt qu’elle porte envers votre événement. Prenez le temps de poser des questions aux compagnies que vous contactez et connaître ce qui les distinguent.  Informez-vous sur les types d’événements qu’ils ont organisés et pourquoi devriez-vous les choisir plutôt que leurs compétiteurs. Cette étape devrait vous permettre de raffiner votre choix à deux ou trois experts d’organisation d’événements avec lesquels vous avez un bon « fit ».

3. Analysez l’estimation… et le budget!

Vous aurez, en théorie, fourni un budget approximatif lors de vos discussions. Même si vous n’avez pas indiqué de chiffres précis, le type d’organisation d’événements que vous nécessitez et les demandes que vous avez faites, devraient vous orienter vers un montant minimum. Ceci dit, si vous souhaitez organiser un événement prestige avec un budget parcimonieux (pour être poli), il se peut que vous soyez déçu... Néanmoins, un expert en organisation d’événements saura utiliser votre budget pour le transformer en quelque chose de formidable.  À cette étape-ci, assurez-vous que les compagnies candidates vous divulguent tous les coûts associés aux services proposés.

4. Choisir l’entreprise d’organisation d’événements idéale

Votre événement, c’est votre nom et votre réputation, d’autant plus s’il s’agit d’un événement d’entreprise! Faites votre choix judicieusement; assurez-vous que votre fournisseur comprenne bien vos objectifs et que le plan qu’il vous proposera répond à toutes vos attentes.  Soyez persuadé qu’il est impliqué et enthousiaste quant à votre événement. Sa vision de votre projet et sa manière d’en parler devraient en dire long.

La plupart des histoires d’horreur avec des entreprises d’organisation d’événements découlent d’objectifs mal définis, de lacunes au niveau de la coordination ou d’une mauvaise coopération entre le fournisseur et le client. Ainsi, même si le processus demande votre implication et une certaine patience étant donné le processus fastidieux d’organisation d’événements, ne vous laissez pas berner et soyez prêt à vous prononcer si quelque chose ne fait pas votre affaire. Après tout, c’est votre événement, et, c’est vous le client!